Een CRM-systeem stel je correct in door stap voor stap te werken: begin met het invoeren van basisgegevens, richt daarna gebruikersrollen in, pas velden aan op je werkproces, koppel externe tools en zorg ten slotte voor adoptie binnen je team. Dit geldt voor elk type organisatie, maar accountantskantoren hebben specifieke behoeften rondom klantbeheer, compliance en samenwerking die een standaard commercieel CRM niet altijd goed ondersteunt. De vragen hieronder helpen je om je CRM-systeem stap voor stap goed in te richten.
Welke gegevens moet je als eerste invoeren in een CRM-systeem?
De eerste stap bij het inrichten van een CRM-systeem is het importeren van je bestaande klant- en relatiegegevens. Denk aan bedrijfsnamen, contactpersonen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen. Zonder een solide basisset aan klantdata heeft je CRM geen waarde. Begin met wat je al hebt, ook al is dat nog een Excel-export.
Naast contactgegevens is het belangrijk om direct de concernstructuren en netwerkrelaties in te voeren. Wie is de beslisser? Welke contactpersoon hoort bij welk bedrijf? Welke bedrijven horen bij een groter concern? Juist voor accountantskantoren is dit relevant, omdat je vaak met meerdere entiteiten van dezelfde klant werkt.
Voer ook meteen de historische contactmomenten in die je nog ergens hebt staan. Een CRM wordt pas echt nuttig als je kunt terugzien wanneer er voor het laatst contact is geweest en wat er besproken is. Dit voorkomt dat medewerkers dubbel contact opnemen of informatie missen.
Werk je met een platform voor projectplanning en klantbeheer, dan is het slim om klantdata direct te koppelen aan lopende projecten en werkzaamheden. Zo heb je vanaf dag één een volledig beeld per klant.
Hoe stel je gebruikersrollen en toegangsrechten in een CRM in?
Gebruikersrollen en toegangsrechten stel je in door per functie te bepalen welke informatie iemand nodig heeft en welke acties diegene mag uitvoeren. Niet iedereen in je organisatie hoeft toegang te hebben tot alle klantdata. Een goede rolstructuur beschermt gevoelige informatie en voorkomt onbedoelde wijzigingen.
Een veelgebruikte indeling is:
- Beheerder: volledige toegang, inclusief systeeminstellingen en gebruikersbeheer
- Manager of partner: inzicht in alle klanten, projecten en rapportages
- Medewerker: toegang tot eigen klanten en projecten, geen toegang tot financiële overzichten van anderen
- Extern of tijdelijk: beperkte toegang, alleen tot wat nodig is voor de opdracht
Denk bij het instellen van rechten ook aan complianceverplichtingen. Accountantskantoren werken met gevoelige klantinformatie en moeten kunnen aantonen wie toegang heeft gehad tot welke gegevens. Leg dit vast in je CRM-instellingen en controleer de rechten minimaal één keer per jaar.
Welke velden en categorieën moet je aanpassen aan je eigen organisatie?
De standaardvelden in een CRM-systeem zijn zelden voldoende voor jouw specifieke werkwijze. Je past velden en categorieën aan door te beginnen met een inventarisatie van welke informatie je dagelijks nodig hebt per klant, en welke informatie je nu nog ergens anders bijhoudt.
Voor accountantskantoren zijn dit typische aanpassingen:
- Klantcategorieën op basis van dienstverlening (jaarrekening, belastingadvies, salarisadministratie)
- Velden voor Wwft-status en onboardingfase
- Velden voor contractvorm, facturatieafspraken of abonnementsvorm
- Statusvelden voor compliance-documenten (geldig, verlopen, in behandeling)
- Segmentatie op bedrijfsgrootte, sector of regio
Het aanpassen van velden kost even tijd, maar het levert je een CRM op dat aansluit bij hoe jij werkt. Dat verhoogt de kans dat medewerkers het systeem ook daadwerkelijk bijhouden.
Hoe koppel je een CRM-systeem aan andere tools in je werkproces?
Je koppelt een CRM-systeem aan andere tools via directe integraties, API-verbindingen of middleware. De meeste moderne CRM-systemen bieden standaard koppelingen met veelgebruikte software. Welke koppelingen je nodig hebt, hangt af van welke tools je al gebruikt in je werkproces.
Veel accountantskantoren werken met een combinatie van tools voor documentbeheer, fiscale software, financiële administratie en communicatie. Nuttige koppelingen zijn:
- Documentbeheer zoals SharePoint of Docubird, zodat klantdocumenten direct beschikbaar zijn vanuit het klantdossier
- Microsoft 365 voor e-mail en agenda-integratie
- Financiële software voor facturatie en urenregistratie
- Compliance-tools voor Wwft-checks en onboarding
Een best-of-breed aanpak werkt hier goed: je kiest per functie de beste tool en zorgt dat die tools samenwerken als één geheel. Zo voorkom je dat je vastloopt aan een monolithisch platform dat niet flexibel genoeg is voor jouw praktijk. Bekijk de prijzen en mogelijkheden om te zien welke integraties beschikbaar zijn.
Hoe zorg je dat medewerkers het CRM-systeem ook daadwerkelijk gebruiken?
Medewerkers gebruiken een CRM-systeem daadwerkelijk als het systeem hun dagelijkse werk makkelijker maakt en niet als extra administratieve last voelt. Adoptie begint bij het ontwerp van het systeem: hoe minder extra handelingen, hoe hoger de gebruiksfrequentie.
Praktische maatregelen die werken:
- Zorg dat het CRM de enige plek is waar klantinformatie wordt bijgehouden. Geen Excel erbij, geen losse notities in e-mail.
- Train medewerkers niet alleen in de software, maar ook in waarom het bijhouden van data nuttig is voor henzelf en hun collega’s.
- Maak het invullen zo eenvoudig mogelijk. Beperk verplichte velden tot wat echt nodig is.
- Geef medewerkers inzicht in de data die ze zelf invoeren. Als je ziet wat je bijdraagt, ben je eerder geneigd het bij te houden.
- Wijs een interne eigenaar aan die het systeem beheert en collega’s ondersteunt bij vragen.
Adoptie is geen eenmalig project maar een doorlopend proces. Plan na de eerste maand een evaluatiemoment om te bespreken wat goed gaat en wat beter kan.
Hoe weet je of je CRM-systeem correct is ingesteld?
Je CRM-systeem is correct ingesteld als het de informatie bevat die je nodig hebt, medewerkers het dagelijks gebruiken en je op basis van de data betere beslissingen kunt nemen. Een goed ingesteld CRM voelt niet als administratie, maar als een werkend overzicht van je klantrelaties.
Controleer regelmatig op de volgende signalen:
- Datakwaliteit: zijn contactgegevens actueel en volledig?
- Gebruiksfrequentie: loggen medewerkers daadwerkelijk contactmomenten in?
- Volledigheid: zijn alle relevante velden ingevuld of staan er veel lege dossiers?
- Koppeling met werkprocessen: sluit het CRM aan op hoe je plant, factureert en samenwerkt?
Als je merkt dat medewerkers informatie buiten het CRM bijhouden, is dat een signaal dat het systeem niet goed aansluit op de praktijk. Ga dan terug naar de inrichting en pas velden of workflows aan.
Hoe Fortes Milestones helpt met CRM voor accountantskantoren
Fortes Milestones biedt een CRM-systeem dat speciaal ontwikkeld is voor accountantskantoren. Geen commercieel CRM met salesfunnels of lead nurturing, maar een praktische samenwerkingstool gericht op klantbeheer, concernstructuren, compliance en samenwerking. Klant- en relatiedata staan centraal beschikbaar voor iedereen die ermee werkt, zonder versnippering.
Wat Fortes Milestones concreet biedt:
- Centraal klant- en relatiebeheer met contactpersonen, concernstructuren en netwerkrelaties
- Inzicht in klantstatussen, Wwft-informatie en contactmomenten
- Directe koppeling met planning, urenregistratie en facturatie in één platform
- Integraties met SharePoint, Docubird en Microsoft 365
- Eén bron van waarheid voor klantdata, zonder dubbele invoer of losse systemen
- Plug-and-play inzetbaar, zonder omvangrijke implementatietrajecten
Wil je weten hoe wij accountantskantoren helpen om hun CRM en werkprocessen te verbinden? Lees meer over ons of neem direct contact op voor een gesprek zonder verplichtingen.