[et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”4.27.4″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_row _builder_version=”4.27.4″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.27.4″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_image src=”https:\/\/fortesmilestones.nl\/media\/71667\/shutterstock_1233294424-2-slider.jpg” force_fullwidth=”on” _builder_version=”4.27.4″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][\/et_pb_image][et_pb_text _builder_version=”4.27.4″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Wanneer je aan het begin van de maand je facturen verstuurt, wil je natuurlijk dat ze snel en zonder discussie betaald worden. Wat je wilt voorkomen, is dat een klant een factuur ontvangt die vragen oproept. Dat kost niet alleen tijd, maar kan ook het vertrouwen schaden.
In dit blog legt Eddy Plasier, directeur bij Fortes, uit hoe je met een slimme inrichting van urenregistratie en facturatie in Fortes Milestones voorkomt dat klanten twijfelen over jouw facturen.<\/p>\n
Of je nu accountant bent, IT-consultant of werkt binnen een andere projectorganisatie \u2014 je wilt klanten facturen sturen die aansluiten op hun verwachtingen. Een duidelijke factuur geeft vertrouwen en vergroot de kans op snelle betaling.<\/p>\n
Iedereen kent het omgekeerde: een factuur ontvangen waarvan de werkzaamheden of het aantal uren niet herkenbaar zijn. Dat voelt niet goed. Een transparante, goed gespecificeerde factuur daarentegen, wordt vrijwel altijd zonder vragen goedgekeurd.<\/p>\n
Een foutloze factuur begint bij duidelijke afspraken. Noteer vooraf wat het afgesproken tarief is, welk budget geldt, hoeveel uur je besteedt en welke werkzaamheden binnen \u00e9n buiten de scope vallen.<\/p>\n
Voorbeeld: als je maandelijks salariswerkzaamheden uitvoert tegen een vaste abonnementsprijs, maar extra tijd rekent voor in- en uitdiensttredingen, leg dat dan expliciet vast. Komt zo\u2019n situatie voor, vermeld dan ook welke medewerker het betreft.<\/p>\n
Wanneer er sprake is van meer- of minderwerk, zorg dan dat de juiste mensen op de hoogte zijn. Als iemand extra werkzaamheden aanvraagt, bevestig dat niet alleen aan de uitvoerende medewerker, maar ook aan de persoon die de factuur uiteindelijk ontvangt. Zo voorkom je misverstanden.<\/p>\n
Een goed ingericht systeem is essentieel voor foutloze facturatie. In Fortes Milestones kunnen medewerkers alleen tijd schrijven op de projecten en taken waar ze echt aan werken. Dat voorkomt fouten, beperkt keuzestress en zorgt voor duidelijk onderscheid tussen standaardwerk en meerwerk.<\/p>\n
Met deze structuur zie je bovendien in \u00e9\u00e9n oogopslag welke werkzaamheden apart gefactureerd moeten worden.<\/p>\n
Voordat een factuur de deur uitgaat, is het verstandig dat iemand deze controleert door de ogen van de klant. Kloppen de bedragen en uren met de gemaakte afspraken in de offerte? Met zo\u2019n extra controlelaag \u2014 een interne \u201cfirewall\u201d \u2014 voorkom je correcties achteraf.<\/p>\n
Onduidelijkheden negeren in de hoop dat de klant toch betaalt, is riskant. Misschien betaalt hij inderdaad, maar dan vaak met irritatie. En als hij w\u00e9l belt voor uitleg, kost dat onnodig tijd en kan het leiden tot prijsdiscussies.<\/p>\n
Een duidelijke, goed onderbouwde factuur voorkomt dit allemaal: geen verrassingen, geen vertraging, w\u00e9l tevreden klanten.<\/p>\n