Een CRM-systeem koppelen aan Exact Online doe je via een kant-en-klare connector, een API-integratie of een middleware-platform. Welke aanpak het beste werkt, hangt af van het CRM-systeem dat je gebruikt en de mate van maatwerk die je nodig hebt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over deze integratie, van compatibiliteit tot veelvoorkomende problemen.<\/p>\n
Exact Online werkt samen met een groot aantal CRM-systemen via offici\u00eble koppelingen of API-integraties. De meest gebruikte compatibele systemen zijn HubSpot, Salesforce, Sugar CRM, Microsoft Dynamics en Pipedrive. Daarnaast bieden diverse middleware-platformen zoals Zapier, Make (voorheen Integromat) en Alumio verbindingen met vrijwel elk CRM-systeem.<\/p>\n
Exact Online heeft een open REST API, wat betekent dat technisch gezien elk modern CRM-systeem te koppelen is. In de praktijk zijn er drie niveaus van compatibiliteit:<\/p>\n
Voor accountantskantoren die werken met een praktijkgericht systeem is het relevant om te weten dat Fortes CRM speciaal is ontwikkeld voor de accountancypraktijk en integreert met Exact Online. Dat is een andere benadering dan een generiek commercieel CRM: de focus ligt op klantbeheer, relatiestructuren en compliance, niet op salesfunnels of marketingprocessen.<\/p>\n
Een CRM-Exact Online koppeling werkt door gegevens via een API (Application Programming Interface) uit te wisselen. Het CRM-systeem stuurt een verzoek naar de Exact Online API, die vervolgens gegevens teruggeeft of verwerkt. Dit gebeurt in realtime of via geplande synchronisaties, afhankelijk van de gekozen aanpak.<\/p>\n
Technisch gezien verloopt dit proces via de volgende stappen:<\/p>\n
Exact Online werkt met een divisiestructuur, wat betekent dat elke administratie een eigen divisienummer heeft. Bij de technische inrichting moet je dus altijd specificeren voor welke administratie je gegevens ophaalt of wegschrijft. Dit is een veelgemaakte fout bij eerste implementaties.<\/p>\n
De meest gesynchroniseerde gegevens tussen een CRM-systeem en Exact Online zijn relatiegegevens (debiteuren en crediteuren), contactpersonen, offertes, facturen en betalingsstatussen. Welke data precies wordt uitgewisseld, stel je in op basis van je werkproces en de mogelijkheden van de koppeling.<\/p>\n
Een overzicht van veelgebruikte synchronisatievelden:<\/p>\n
Let op: niet alle koppelingen synchroniseren in beide richtingen. Sommige connectors zijn eenrichtingsverkeer. Controleer dit vooraf, zodat je geen dubbele invoer cre\u00ebert.<\/p>\n
Een CRM koppelen aan Exact Online verloopt in vier hoofdstappen: voorbereiding, authenticatie, configuratie van de datastromen en testen. De exacte aanpak verschilt per koppelmethode, maar de volgorde blijft grotendeels hetzelfde.<\/p>\n
Begin met het inventariseren van welke gegevens je wilt synchroniseren en in welke richting. Bepaal daarna welke koppelmethode je gebruikt: een kant-en-klare connector, middleware of een maatwerk API-koppeling. Zorg dat je beschikt over de juiste toegangsrechten in zowel Exact Online als het CRM-systeem. Activeer vervolgens de OAuth 2.0-autorisatie, zodat de systemen veilig met elkaar kunnen communiceren.<\/p>\n
Stel de veldmapping in: welk veld in het CRM correspondeert met welk veld in Exact Online? Test de koppeling met een beperkt aantal records voordat je alles live zet. Controleer of gegevens correct worden overgenomen en of er geen dubbele records ontstaan. Na een succesvolle test activeer je de automatische synchronisatie en monitor je de eerste weken actief op fouten of afwijkingen.<\/p>\n
Voor een gedetailleerd overzicht van projectplanning en beheer rondom dit soort implementaties, bekijk onze slimme projectplanning en beheer<\/a> aanpak. Wil je weten wat een integratie kost? Bekijk dan onze prijzen en pakketten<\/a>.<\/p>\n De meest voorkomende problemen bij een CRM-Exact Online integratie zijn dubbele relaties, onjuiste veldmapping, authenticatiefouten na het verlopen van tokens en synchronisatieconflicten bij gelijktijdige bewerkingen in beide systemen.<\/p>\n Hier zijn de problemen die je het vaakst tegenkomt en hoe je ze voorkomt:<\/p>\n Een directe API-koppeling is beter dan een kant-en-klare connector wanneer je specifieke bedrijfslogica nodig hebt, werkt met een CRM-systeem zonder offici\u00eble connector, of wanneer je volledige controle wilt over welke data wordt gesynchroniseerd en hoe. Een connector is sneller en goedkoper, maar biedt minder flexibiliteit.<\/p>\n Kies een kant-en-klare connector<\/strong> als:<\/p>\n Kies een directe API-koppeling<\/strong> als:<\/p>\n In de praktijk kiezen middelgrote organisaties vaak voor middleware als tussenweg: meer flexibiliteit dan een kant-en-klare connector, minder ontwikkeltijd dan een volledig maatwerk API-koppeling.<\/p>\n Fortes Milestones biedt een ge\u00efntegreerd platform dat speciaal is ontwikkeld voor accountantskantoren. In plaats van een generiek CRM-systeem te koppelen aan Exact Online, brengt Fortes klantbeheer, planning, urenregistratie en facturatie samen in \u00e9\u00e9n werkomgeving. Dat voorkomt dubbele invoer, synchronisatiefouten en versnipperde informatie.<\/p>\n Wil je weten hoe we dit in de praktijk aanpakken? Lees meer over ons en onze aanpak<\/a> of neem direct contact op<\/a> voor een vrijblijvend gesprek.<\/p>\n Koppel je CRM aan Exact Online via connector, API of middleware \u2014 ontdek welke aanpak werkt.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":43721,"template":"","categories":[],"tags":[],"class_list":["post-43482","kennisbank","type-kennisbank","status-publish","has-post-thumbnail","hentry"],"yoast_head":"\nWat zijn veelvoorkomende problemen bij een CRM-Exact Online integratie?<\/h2>\n
\n
Wanneer is een directe API-koppeling beter dan een kant-en-klare connector?<\/h2>\n
\n
\n
Hoe Fortes Milestones helpt met CRM-integraties voor accountantskantoren<\/h2>\n
\n
Gerelateerde artikelen<\/h2>