“Op een gegeven moment werkte Excel gewoon niet meer. Je bleef maar scrollen en zoeken. Dan weet je: dit moeten we anders doen.” — Wilfred Oosterom, verantwoordelijk voor planning bij WITh Accountants
WITh Accountants werkt al vijftien jaar voor ideële organisaties: goede doelen, fondsen, welzijn, religie, cultuur. Het is een wereld waarin verantwoording en transparantie belangrijk zijn. Niet alleen richting de wet, maar vooral richting donateurs, subsidieverstrekkers en andere betrokkenen.
Met zo’n 40 tot 45 medewerkers, waarvan het grootste deel in assurance, voert WITh ieder jaar een groot pakket aan terugkerende controles uit. Dat werkt prettig, want het ritme is duidelijk. Maar het betekent ook dat planning en inzicht gewoon goed moeten staan.
De uitdaging: Excel werkte… tot het niet meer werkte
Bij WITh werd jarenlang in Excel gepland. Dat ging lang goed, maar naarmate er meer projecten en medewerkers bijkwamen, werd het steeds lastiger om het overzicht te houden. De lijsten werden groter, er kwamen meer mutaties en het werd moeilijker om te zien of alles klopte.
Wilfred herinnert het zich nog goed:
“Je vraagt je op een gegeven moment continu af: heb ik alles wel staan? En als iemand tegelijk in dat Excelbestand zit, of het raakt beschadigd… ja, dan heb je gewoon een probleem.”
Uren, facturatie en planning stonden bovendien in verschillende systemen. Daardoor kostte het steeds meer tijd om een volledig en betrouwbaar beeld te krijgen.
“Je stuurt dan eigenlijk een beetje op gevoel,” zegt Wilfred. “En dat wil je eigenlijk niet.”
Waarom Milestones goed aansloot op hoe WITh werkt
WITh keek op een gegeven moment naar een oplossing die planning, uren en facturatie beter bij elkaar bracht. Een zusterorganisatie werkte al met Milestones en was daar positief over. Dat hielp in de oriëntatie. Daarnaast liet WITh een werkstudent onderzoeken welke pakketten goed pasten bij de manier waarop zij werken.
Wilfred legt uit dat vooral het werken met terugkerende opdrachten goed in Milestones past.
“We hebben veel vaste werkzaamheden die ieder jaar in dezelfde weken zitten. Dat kun je in Milestones gewoon heel makkelijk neerzetten. Je ziet zo hoe het hele seizoen eruitziet.”
Ook de manier waarop het pakket in elkaar zit, sprak hem aan.
“Het werkt logisch. Je kunt er snel mee uit de voeten. En als je een vraag hebt, krijg je gewoon snel antwoord. Dat is fijn werken.”
Snel live: implementatie in een kwartaal
De overgang naar Milestones verliep eigenlijk heel soepel. In april kregen ze het voorstel, en ergens rond 1 juli werkten ze al volledig met het nieuwe systeem.
Wilfred vertelt:
“We zijn gewoon begonnen en dat ging eigenlijk meteen goed. Alles stond erin en we konden er zo mee aan de slag.”
De nieuwe projecten voor het komende seizoen werden direct in Milestones aangemaakt. De projecten die nog liepen werden op een nette manier overgezet, zodat de laatste stappen ook in het nieuwe systeem konden worden verwerkt. Omdat WITh in seizoenen werkt, was dit een ideaal moment om over te stappen.
“In de zomer starten onze nieuwe cycli, dus dat viel precies goed,” zegt Wilfred.
De dagelijkse praktijk: rust en voorspelbaarheid
Bij WITh staat de planning voor het nieuwe seizoen al in juni van het jaar ervoor. Medewerkers zien dan hoe hun werk van september tot en met juni eruitziet. Dat geeft structuur en vooral rust.
“Dat is echt prettig,” zegt Wilfred. “Je weet gewoon waar je aan toe bent. Natuurlijk heb je af en toe mutaties, maar dat is overzichtelijk. En omdat alles aan elkaar gekoppeld zit, klopt de informatie gewoon.”
Eén collega verwerkt kleine wijzigingen. Mutaties door bijvoorbeeld ziekte, een tentamen van een medewerker of een klantvraag worden meteen netjes doorgevoerd zonder dat het overzicht verloren gaat.
Inzicht is er ook. Wilfred bouwde zelf een Power BI‑dashboard op basis van de Milestones Power BI rapporten.
“Dat gebruik ik om te kijken hoe we ervoor staan: declarabiliteit, budgetten, bezetting. Het zit er allemaal in. En het scheelt enorm dat je niet eerst van alles bij elkaar hoeft te zoeken.”
Het resultaat: inzicht, minder fouten en veel minder gedoe
De overstap naar Milestones zorgt voor meer grip op het hele proces. De planning is voorspelbaar, de informatie klopt en het kantoor werkt rustiger en consistenter.
Ook de facturatie is eenvoudiger geworden. Voorschotfacturen worden klaargezet op basis van de planning, waarna projectmanagers ze alleen nog hoeven te beoordelen.
“Dat werkt gewoon prettig,” zegt Wilfred. “Het sluit goed aan op hoe wij werken.”
Hij ziet vooral één groot verschil met vroeger:
“Het risico op fouten is weg. Met Excel kan er van alles misgaan. In Milestones niet.”
Terug naar Excel? Dat is geen optie meer
Als WITh morgen weer volledig in Excel zou moeten plannen, weet Wilfred precies wat hij het meest zou missen.
“De managementinformatie. Je kunt dan niet sturen. Dan ga je weer met A3’tjes en markeerstiften werken. Dat kan gewoon niet meer.”
Advies aan andere kantoren
Wilfred ziet in praktijk heel duidelijk waar de grens ligt van plannen in Excel. Het werkt tot op zekere hoogte, maar zodra je meer mensen, meer opdrachten of meer mutaties krijgt, wordt het lastig om nog te kunnen zien of alles klopt.
“Je kunt die checks bijna niet meer doen,” zegt hij. “En je mist gewoon inzicht. Dan ben je vooral bezig met het bijwerken van Excel, in plaats van dat het je helpt.”
Volgens hem heeft het vooral te maken met de combinatie van planning, uren en facturatie.
“Dat hoort eigenlijk gewoon bij elkaar. Wil je goede beslissingen nemen over je organisatie, dan heb je dat inzicht nodig. In Excel lukt dat niet meer.”
Hij merkt dat werken met een goed systeem vooral rust geeft.